Hoe zijn jullie er toe gekomen om jullie dienstverlening toe te spitsen op het optimaliseren van tijdschrijfgedrag?

Wij combineren als oprichters van ons kantoor vele tientallen jaren ervaring in de advocatuur. Richard van Bruchem, in zijn hoedanigheid van financieel manager/management accountant en ik als advocaat/bestuurder, hebben met eigen ogen gezien dat behoorlijk wat jonge advocaten maar zelfs meer ervaren advocaten elke dag worstelen met de taak om de  gewerkte uren accuraat te verantwoorden. Het gaat al mis bij de onboarding van jonge advocaten. Zo maken veel advocaten een valse start. Heel opmerkelijk als je je realiseert dat geschreven tijd de bedrijfseconomische hoeksteen van het advocatenkantoor is en betrouwbare data daaromtrent onontbeerlijk is als basis om het kantoor goed te kunnen managen. Wij zagen kortom de noodzaak en de behoefte om tijdschrijfgedrag serieus te benaderen.

Wat gaat er bij de onboarding van jonge advocaten dan zoal mis?

Starters krijgen doorgaans op de eerste of tweede dag, als ze stijf staan van de zenuwen, een praatje van iemand van ICT of van een kantoormanager. Daarin wordt gezegd dat je tijd moet schrijven en dat daarvoor een makkelijk te gebruiken softwarepakket bestaat. “Een kind kan de was doen. Ga er maar mee aan de slag. Al doende leer je wel”. Een gedegen begeleiding in het tijdschrijven gedurende de eerste maanden blijft achterwege. Vrijwel nooit wordt er aandacht besteed aan de problemen rond het tijdschrijven. Vanaf dag een bekruipt jonge advocaten zo de gedachte dat tijdschrijven één op één gelijk staat aan declareren terwijl deze processen, met name voor hen, goed uit elkaar moeten worden gehouden. Dus ja, natuurlijk is een goed softwarepakket voor het tijdschrijven van belang maar voorafgaand aan het gebruik van zo’n pakket gaat het om goed tijdschrijfgedrag. Als advocaten niet weten wat goed tijdschrijfgedrag is, vullen zij met een vergiet het urenregistratiesysteem. Zonde!

Je spreekt over problemen rond het tijdschrijven. Kan jij ons inzicht geven in de meest voorkomende problemen?

Met stip op de eerste plaats staat het dagelijks weglekken van aanzienlijke hoeveelheden -aan zaken of aan kantoor in het algemeen- besteedde tijd. Het gaat om het frustrerende gevoel dat elke advocaat wel kent: na een lange werkdag toch maar een paar uur “op de teller” hebben. Advocaten hebben vaak niet in de gaten wat de oorzaak hiervan is of weten het wel, maar weten niet hoe er mee om te gaan. Het niet of niet nauwkeurig registreren van korte, snelle, interacties via de email bijvoorbeeld. En het is ook niet makkelijk om met gemiddeld genomen 100 inkomende en 40 uitgaande e-mails per dag om te gaan. En daar komen dan nog eens behoorlijk wat telefoontjes bij en het feit dat je elke dag frequent wordt betrokken bij intern overleg. Als je al dit communicatiegeweld niet in goede “tijdschrijfbanen” weet te leiden, lekt er elke dag veel tijd weg. Een andere problematiek waar wij aandacht aan besteden is tijdschrijfschaamte. Advocaten registreren daadwekelijk gewerkte uren uiteindelijk niet compleet omdat zij het gevoel hebben over een taak te lang te hebben gedaan. Zij passen dus zelfcensuur toe. Dit is aan de orde van de dag.

Welke instrumenten zetten jullie in om het tijdschrijfgedrag te verbeteren?

In de methodiek die wij hanteren staat een cursus over de best practices van het tijdschrijven voorop. Een cursus waar wat ons betreft alle tijdschrijvers binnen een kantoor in participeren. In kleine groepen, interactief. Het is dan voor menig advocaat de eerste keer dat echt inhoudelijk over de belangrijke aspecten van het  tijdschrijven wordt gesproken. Doorgaans brengt de cursus op zich al een meetbare verbetering van het tijdschrijfgedrag met zich mee maar om te verzekeren dat deze verbetering ook op termijn beklijft, trainen wij desgewenst een kandidaat van binnen het kantoor snel voor de functie van Time Keeping Officer. De TKO heeft tot taak om goed tijdschrijfgedrag op dagelijkse basis, op een positieve wijze, binnen het kantoor te stimuleren en aan te sturen. De training tot TKO is een in tijd en geld geringe investering die zich heel snel terugverdient.

MARC WALLHEIMER
MINUTE HAND