Op welke wijze heeft uw kantoor vorm gegeven aan het risk management?

Loyens & Loeff erkent als internationale juridische, fiscale en notariële dienstverlener het belang van een gedegen risicomanagement. Op een risk-based manier wordt gekeken naar strategische, bedrijfs-, financiële en operationele risico’s. Daartoe is de afdeling Legal, Risk & Compliance ingericht. Meer dan twintig risk en compliance professionals geven, onder leiding van een ervaren Group Director Risk & General Counsel en in samenwerking met de rest van de organisatie, uitvoering aan het risico en compliance beleid.

In de Mission & Value Statement van Loyens & Loeff worden de kernwaarden beschreven: mensgericht, vertrouwd als partner en professioneel. Deze kernwaarden zijn opgesteld na input van alle Loyens & Loeff medewerkers. In aanvulling op deze kernwaarden worden in de Code of Conduct de fundamentele (waaronder ethische) gedragsregels geschetst die van toepassing zijn op iedereen die bij Loyens & Loeff werkt.

Loyens & Loeff hanteert een ‘three lines of defense’ model. Daarbij worden de medewerkers van Loyens & Loeff (de eerste lijn) geadviseerd en gemonitord door de compliance functie (de tweede lijn). Controle op naleving van de toepasselijke wettelijke en interne gedragsregels vindt vervolgens plaats door de (interne en externe) audit functie (de derde lijn). Zowel de compliance functie als de audit functie rapporteert aan het dagelijks bestuur van Loyens & Loeff.

Hoe is het toezicht en compliance beleid in uw kantoor geregeld en op welke wijze speelt het kantoor in op de huidige discussie die in Nederland wordt gevoerd op dit punt?

Loyens & Loeff heeft een risk en compliance raamwerk opgesteld dat naast de Code of Conduct bestaat uit (i) een Compliance Charter, waarin het functioneren van de Compliance functie wordt beschreven, (ii) een Data Protection Charter, waarin beschreven wordt hoe voldaan wordt aan de toepasselijke Privacy (GDPR) wetgeving en (iii) een (Wwft) Internal Audit Charter, waarin het functioneren van de (Wwft) internal audit functie wordt uiteengezet. Daarnaast kent Loyens & Loeff nog diverse beleidsregels en procedures om de relevante reputationele, compliance of operationele risico’s te mitigeren. Zo gelden er strikte (Know Your Customer) procedures voor het aannemen van bepaalde cliënten/zaken. In aanvulling daarop heeft Loyens & Loeff een zogenaamde Matter Acceptance Committee (MAC) ingericht. Acceptatie van bepaalde cliënten en zaken behoeft daarbij de voorafgaande goedkeuring van deze MAC. Daarbij kijkt de MAC naar zogenaamde ‘High Risk’ zaken. Deze kunnen liggen op het gebied van compliance (klanten of transacties die een verhoogd risico met zich meebrengen) of op het gebied van reputatie. Zo wordt ook bekeken of de bewuste klant of transactie wel ‘past’ binnen de firm focus en binnen de geldende (ethische) normen en waarden van Loyens & Loeff. Daarbij is de vraag niet zozeer of Loyens & Loeff de bewuste cliënt of zaak mag aannemen, maar juist óf ze die wil aannemen. Ook gelden er specifieke compliance regels onder meer op het gebied van Anti Bribery & Corruption, privé-beleggingen en diverse operationele regels en procedures op het gebied van Information Security en Cyber Security waarvoor een specifieke IT Security Officer is aangesteld.

Loyens & Loeff hecht tevens een groot belang aan een veilige en inclusieve werkomgeving zoals onderschreven in de Code of Conduct en de Mission & Value Statement. Zo bestaan er (externe) vertrouwensfunctionarissen en vinden er diverse initiatieven plaats om hier aandacht voor te vragen en het belang hiervan te onderstrepen. Wij streven samen met alle Loyens & Loeff collega’s, met hun ideeën, hun enthousiasme en hun ambities naar de beste dienstverlening. Further. Better. Together.