Veel kantoren werken met Word sjablonen die handige basistemplates vormen voor communicatie. Volgens Johan Lijftogt (NEXTlegal) kan het nog makkelijker.
‘Slimme modellen maken advocaten minder afhankelijk van ondersteunend personeel. Het is alsof je een virtuele assistent hebt die nooit fouten maakt.’
De meeste advocatenkantoren werken met Word sjablonen/modellen. Superhandig, aangezien deze sjablonen basistemplates vormen voor communicatiemiddelen zoals brieven, contracten en processtukken. Cliëntgegevens worden, mits een koppeling met praktijkmanagementsysteem, automatisch ingelezen en de lay-out is standaard bepaald. Toch kan het volgens Johan Lijftogt van NEXTlegal nog nét iets makkelijker, namelijk met behulp van slimme modellen.
‘Dagelijks ben ik bezig om een groot aantal Word-sjablonen/modellen om te bouwen naar slimme modellen. Dit is even wat werk, maar bespaart kantoren in de praktijk gigantisch veel tijd.’ Op het moment dat we Johan spreken is hij maar liefst 133 Word sjablonen aan het omzetten. Hij vertelt dat kantoren hiervoor geen externe applicatie hoeven aan te schaffen. Dit kan namelijk, geheel naar eigen wens, in NEXTmatters gecreëerd worden.
Van Word-sjabloon naar intelligent model
Maar hoe werkt het? Op basis van de bekende sjablonen van het kantoor maken Johan en zijn collega’s een workflow: een soort automatische vragenlijst die gebruikers geheel geautomatiseerd door processtukken navigeert. Johan: ‘Hierdoor wordt geen enkel detail vergeten. Dit leidt tot een foutloos document dat in de helft van de tijd geproduceerd kan worden. Dat komt doordat het vullen en het samenstellen wordt gestandaardiseerd en dus vereenvoudigd. Het Word-sjabloon wordt gebruikt als de basis en wij maken er een intelligent sjabloon van.’
De bekende data worden gevuld met informatie uit NEXTmatters en aangevuld met vooraf bepaalde bouwstenen. Deze bouwstenen, bijvoorbeeld de verschillende clausules, worden binnen NEXTmatters op één centrale plek bewaard. Een verandering betekent slechts één keer aanpassen.
Vraag-antwoordspel
Johan legt uit hoe hij een soort ‘vraag-antwoordspel’ integreert. Aan de hand van vragen en antwoorden wordt de gebruiker door het document geleid. Alle variabele tekstblokken, zoals clausules, worden gecodeerd en centraal opgeslagen voor hergebruik in andere modellen van het kantoor. ‘Door het slim inzetten van deze ‘intelligentie’ kunnen vier modellen naar één model worden teruggebracht. Dit betekent dat er ook maar één model onderhouden hoeft te worden.’